UPUTSTVO O IZMENAMA I DOPUNAMA UPUTSTVA O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA DRŽAVNE UPRAVE ("Sl. glasnik RS", br. 67/2016)

Na osnovu člana 17. stav 4. i člana 24. Zakona o Vladi („Službeni glasnik RS”, br. 55/05, 71/05 – ispravka, 101/07, 65/08, 16/11, 68/12 – US, 72/12, 7/14 – US i 44/14) i člana 10. stav 3. i člana 21. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave („Službeni glasnik RS”, br. 80/92 i 45/16),
Ministar državne uprave i lokalne samouprave donosi

1. U Uputstvu o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave („Službeni glasnik RS”, br. 10/93 i 14/93 – ispravka), u odeljku II posle tačke 8. dodaju se tač. 8a i 8b, koje glase:

„8a Prijem pošte koja sadrži tajni podatak od drugog organa državne uprave vrši se, saglasno zakonu, preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom na potvrdi, odnosno u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.

Potvrda prijema tajnog podatka vrši se na Obrascu potvrde o prijemu tajnog podatka, koji je odštampan uz Uredbu o posebnim merama fizičko-tehničke zaštite tajnih podataka („Službeni glasnik RS”, broj 97/11).”

„8b Prijem pošte od drugog organa državne uprave koja sadrži podatke koji nisu određeni kao tajni podaci, ali koji su po svojoj prirodi osetljivi i zahtevaju ograničenu distribuciju i označeni su oznakom „Službeno” vrši se preko kurira, obavlja se u posebnoj prostoriji koju odredi rukovodilac organa državne uprave i potvrđuje se potpisom u dostavnoj knjizi, upisivanjem datuma i vremena prijema.”

2. U tački 11. stav 2. menja se i glasi:

„Pošiljke na kojima je označene da predstavljaju tajne podatke označene stepenima tajnosti („DRŽAVNA TAJNA”, „STROGO POVERLJIVO”, „POVERLJIVO” i „INTERNO”) otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave ili zaposleni koji bude za to određen, a koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima najmanje onog stepena tajnosti podatka koji se dostavlja, a pošiljke na kojima je stavljena oznaka „Službeno” otvara funkcioner koji rukovodi organom državne uprave, rukovodilac korisnika organa državne uprave, ili zaposleni koji bude za to određen. Ovu poštu pisarnica uručuje licu koje je ovlašćeno za njeno otvaranje preko knjige primljene pošte, za mesto – neotvorenu.”

U stavu 7. reči: „državnu, vojnu ili službenu tajnu, radnik će otvoriti samo ako za to ima posebno ovlašćenje”, zamenjuju se rečima: „tajni podatak, otvoriće samo zaposleni koji ima sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti”.

3. U odeljku III, posle tačke 29. dodaje se tačka 29a, koja glasi:

„29a Rukovodilac organa državne uprave uspostavlja i vodi ažurnu evidenciju o tajnim podacima koji su dostavljeni drugim korisnicima izvan organa državne uprave.

Organ državne uprave koji arhivira tajne podatke označene stepenom tajnosti „DRŽAVNA TAJNA” ili „STROGO POVERLJIVO” vodi evidenciju ostvarenih uvida nakon arhiviranja dokumenta, koja sadrži: kratak sadržaj predmeta; broj, datum, stepen tajnosti i broj primeraka dokumenta koji sadrži tajni podatak; ime i prezime lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom, kao i broj njegovog sertifikata za pristup tajnim podacima; razlog uvida; datum i vreme kada je uvid ostvaren; potpis lica koje se upoznalo sa tajnim podatkom.”

4. Pododeljak v) menja se i glasi:

„v) Evidentiranje akata koji su označeni kao tajni podaci

45. Radi evidentiranja akata koji su označeni kao tajni podaci ustrojava se poseban skraćeni delovodnik.

Skraćeni delovodnik vodi se na Obrascu evidencije o tajnim podacima koji je odštampan uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata („Službeni glasnik RS”, broj 8/11) i na isti način kao skraćeni delovodnik u ukoričenim knjigama, koje se, po pravilu, koriste za više godina, s tim što se svaka godina posebno zaključuje.

Posle evidentiranja akata koji su određeni kao tajni podaci, u prijemni štambilj ispred klasifikacionog broja predmeta upisuju se velika štampana slova za odgovarajuće stepene tajnosti, i to: „DT” – za stepen tajnosti „DRŽAVNA TAJNA”, „SP” – za stepen tajnosti „STROGO POVERLJIVO”, „P” – za stepen tajnosti „POVERLJIVO” i „I” – „INTERNO”.

Evidencija o tajnim podacima vodi se odvojeno od ostalih evidencija organa državne uprave.

U skraćeni delovodnik u koji se evidentiraju akti koji sadrže tajne podatke upisuje se svaki akt koji je primljen sa oznaka stepena tajnosti „DRŽAVNA TAJNA”, „STROGO POVERLJIVO”, „POVERLJIVO” i „INTERNO”.

Ako predmet, koji je evidentiran u kartoteku ili skraćeni delovodnik, u toku postupka bude označen kao tajni podatak, ponovo će se evidentirati u odgovarajući skraćeni delovodnik, s tim što će se izvršiti povezivanje ovih brojeva.

Arhiviranje završnih predmeta koji su označeni oznakom stepena tajnosti vrši se po rednim brojevima skraćenog delovodnika.”

5. U pododeljku z) posle tačke 84. dodaje se tačka 84a koja glasi:

„84a Omot spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke označava se istim stepenom tajnosti kao i dokument i čini njegov sastavni deo.

Prednja strana omota spisa u kojem se čuva dokument koji sadrži tajne podatke formata je A-4, ima odgovarajuću boju i širine je tri centimetra, mereno od spoljnih ivica prema unutrašnjosti omota.

Za omote spisa u kojima se nalaze tajni podaci koriste se Obrasci omota spisa, koji su odštampani uz Uredbu o načinu i postupku označavanja tajnosti podataka, odnosno dokumenata.”

6. U odeljku IV, u tački 92. dodaje se stav dva koji glasi:

„Na omotu predmeta u kojem se čuvaju tajni podaci obrađivač predmeta stavlja i potrebna uputstva o načinu prestanka tajnosti i datumu prestanka tajnosti podatka.”

7. U odeljku VII. tačka 108. menja se i glasi:

„108. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, ne poništene taksene marke i druge vrednosti, kao i akti koji suodređeni kao tajni podaci označeni stepenom tajnosti „INTERNO”, otpremaju se obavezno preporučeno, odnosno u zatvorenim kovertima sa povratnicom ili preko dostavne knjige za mesto, ako se dostavljanje vrši preko kurira.

Tajni podatak sa oznakom stepena tajnosti „DRŽAVNA TAJNA”, van bezbednosne zone, dostavlja se na korišćenje preko najmanje dva kurira, a dokument označen stepenom tajnosti „STROGO POVERLJIVO” ili „POVERLJIVO” dostavlja jedan kurir.

Kurir koji prenosi tajne podatke mora posedovati sertifikat za pristup tajnim podacima odgovarajućeg stepena tajnosti.

Dostavljanje tajnih podataka stranoj državi ili međunarodnoj organizaciji može se vršiti i putem diplomatske pošte.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti „DRŽAVNA TAJNA” dostavlja se na korišćenje izvan bezbednosne zone u dve zatvorene koverte koje moraju biti u zatvorenom koferu, kutiji ili torbi, sa zatvaranjem na ključ ili sa šifrovanom kombinacijom.

Tajni podatak označen stepenom tajnosti „STROGO POVERLJIVO” i „POVERLJIVO” izvan bezbednosne zone, dostavlja se, po pravilu, u dve zatvorene koverte.

Spoljna zatvorena koverta je od tvrdog, neprovidnog, nepropusnog materijala, na kojoj je označen organ kome se dostavlja tajni podatak.

Unutrašnja zatvorena koverta mora imati oznaku stepena tajnosti podatka, broj i datum akta i podatke o primaocu i pošiljaocu.”

8. U odeljku VIII. tačka 116. menja se i glasi:

„116. Arhivirani predmeti koji sadrže tajne podatke čuvaju se u zavisnosti od stepena tajnosti: u protivpožarnoj metalnoj kasi sa ugrađenom bravom za stepen tajnosti „DRŽAVNA TAJNA”, „STROGO POVERLJIVO” i „POVERLJIVO”; u kancelarijskom ili metalnom ormaru za stepen tajnosti „INTERNO”.

Kasa u kojoj se čuvaju tajni podaci ili prostorija u kojoj se ta kasa nalazi, opremljene su sistemom javljanja i mora ispunjavati odgovarajuće SRPS/EN tehničke standarde.”

9. U odeljku IX. u tački 125. dodaje se stav dva koji glasi:

„Dokumenta koja sadrže tajne podatke, sadrže podatke, saglasno zakonu, kao i sledeće podatke: oznaku stepena tajnosti; način prestanka tajnosti; podatak o licu ovlašćenom za određivanje stepena tajnosti; podatak o organu državne uprave.”

10. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.